Implementering av e-signaturer i søknaden din: En startveiledning

Den digitale tidsalderen vi lever i skjedde ikke bare. Denne digitale hverdagen har blitt til under press av mange nye forpliktelser og krav, og ideen er bare én – å forenkle og fremskynde hver av prosessene for å gjøre ting mer tilgjengelig. Derfor kan en stor del av tjenestene og forpliktelsene gjennomføres på nett. Med det kan du få muligheten til å motta alle sertifikater og dokumenter av høy betydning generert elektronisk, det vil si å genereres med elektronisk signatur.

Revolusjonen med å jobbe uten utskrift beskytter ikke bare miljøet, men gjør alt enklere for både kunder og bedrifter. Det er ikke lenger behov for overdreven kontakter, skape mengder av kunder eller nedetid på grunn av systemkrasj, skriverfeil osv. I dag kan enhver bedrift integrere elektroniske signaturer i arbeidssystemet sitt og utstede alle viktige dokumenter elektronisk. Klar til å integrere elektronisk pålogging i virksomheten din? Trenger du en veiledning for nybegynnere? Du er på rett sted, la oss komme i gang!

Hva du trenger å vite om elektroniske signaturer

Før vi går ned til tingene du trenger å vite, la oss gå gjennom det grunnleggende først. Elektroniske signaturer er en digital oversettelse av signaturen, som kan brukes til digitale dokumenter for å verifisere dokumentet som offisielt og godkjent. Det har samme betydning som å skrive ut dokumentet og signere det, noe som gjør hele prosedyren lovlig. Selvfølgelig er elektroniske signaturer lovregulert og tillatt. Det er flere typer signaturer å være oppmerksom på:

Enkle elektroniske signaturer – dette er en grunnleggende type signatur som du oftest kan se som et skrevet navn og etternavn, det vil si lastet opp som et bilde. Selvfølgelig har bildet visse beskyttende elementer som gjør selve signaturen verifisert og gyldig.

Avanserte elektroniske signaturer – disse signaturene plasseres utelukkende gjennom en tidligere sikkerhetsprosedyre. Alle som signerer før de genererer signaturen er pålagt å gå gjennom bekreftelsesprosessen og motta et engangs OTP-passord via SMS eller e-post som de skriver inn før de genererer signaturen.

Digital signatur – dette er et sikkert alternativ som bruker et bakgrunnssikkerhetssystem, gjennom hvilket et digitalt sertifikat genereres for underskriveren. Ved hjelp av dette sikkerhetssertifikatet verifiseres underskriverens identitet, men det gir også gyldighet, offisitet og bekreftelse på at dokumentet er godkjent og offisielt, slik at det kan brukes.

Fordeler som enhver bedrift kan nyte fra elektroniske signaturer

I løpet av den daglige virksomheten genererer bedrifter et stort antall dokumenter som de skriver ut, og hver offisiell signerer hvis han er enig i innholdet og formålet med utstedelsen. For å fremskynde prosessen og gi den en jevnere flyt, er det bra å innlemme elektroniske signaturer som gir følgende fordeler:

Sparer tid og fremskynder prosesser – Du trenger ikke lenger vente på at dokumentet skal skrives ut, signeres av deg eller en kollega og deretter sendes. Det finnes elektroniske signaturer som kommer i flere former, hvorav en er eSignature API. Spar tid og begynn å fullføre dine forpliktelser overfor klienter litt raskere og øk dermed effektiviteten og arbeidet utført på rekordtid.

Øk kundetilfredsheten – Sparer du kundene for tid, vil det overraske dem, og samtidig får du mer tillit, mer respekt. Du vil få lojale kunder som vil sette pris på at du tar hensyn til tiden deres og deres forpliktelse til å sikre ditt elektronisk utstedte dokument med en elektronisk signatur.

Kostnadsreduksjon og større besparelser – Ved å stoppe forberedelses- og utskriftsprosessen vil du redusere papirkostnadene, tonerkostnadene til skriveren, vedlikehold av skriveren og kostnadene for elektrisitet som brukes av skrivere. På den annen side vil du være effektiv og du vil være i stand til å svare på hvert dokument som klienter og kolleger ber om ved hjelp av en e-signatur.

Økt sikkerhet og redusert risiko for dokumentforfalskning – I dag er det veldig enkelt å kopiere noens signatur som er plassert på et papir, og e-signaturer tillater ikke noe slikt fordi de er sertifisert. Ved å bruke e-signaturer på offisielle dokumenter gir du automatisk sikkerhet til virksomheten din og reduserer risikoen for dokumentforfalskning, da e-signaturer ikke tillater dette.

Du kan forenkle prosessen med å jobbe globalt – Hvis virksomheten din opererer internasjonalt, vil du være betydelig raskere med å utstede og sende dokumenter hvis du inkorporerer e-signaturer. Du trenger ikke lenger gå gjennom komplekse prosesser, nå er alt du trenger å lage dokumentet digitalt, legge det ved den allerede skrevne e-posten og sende det.

Leverandørinnkjøp, implementering og testprosess

Før du starter denne endringen, er det viktigst å finne en leverandør av elektronisk signatur som vil være sikker for deg. Leverandører må ha en lisens for å jobbe med elektroniske signaturer, en portefølje av vellykkede kunder og selskaper bak seg, og et tilstrekkelig sikkert system med godkjenninger og sertifiseringer. Hvis du har funnet en slik leverandør, er alt du trenger å gjøre gjennom følgende:

Integrering med API-systemet – Det første trinnet etter å ha valgt leverandør er å matche og integrere leverandørens API-system. Det er viktig å etablere en sikker forbindelse, for å gjennomføre prosessen grundig mellom applikasjonen du bruker og den elektroniske dokumentregistreringsplattformen. Hvis du fullfører dette raskt og enkelt, følger neste trinn.

Utarbeidelse og testing av elektronisk signatur – Det neste trinnet krever at du og leverandøren forbereder søknaden slik at hvert viktig dokument kan signeres. Det er en prosess som bør utføres av fagpersonen fra tilbyders side for å berede grunnen for å signere dokumenter. Når denne delen er ordnet, vil det være en testfase som kan vare en stund til det er fastslått at alt er i orden og dokumenter kan signeres elektronisk.

Overvåking av prosessen – Etter at du har aktivert applikasjonen din til å signere dokumenter ved hjelp av e-signaturen fra leverandøren, følger overvåkingsfasen av prosessen. Dette vil avgjøre om alt er i orden, om det er behov for forbedringer, eller om virksomheten din fortsatt er helt klar til å signere dokumenter med en e-signatur.

Dette er en flott mulighet som kan gi fremgang og raskt arbeid for mange bedrifter, inkludert din. Dra nytte av mulighetene i den nye tiden, øk sikkerheten, reduser kostnader og begynn å signere elektronisk ved hjelp av en pålitelig leverandør av e-signaturer. Gi din bedrift en digital revolusjon som gjør den mer tilgjengelig og nærmere fornøyde kunder.