SharePoint vs. OneDrive: Hvor bør du lagre filene dine?

Både SharePoint og OneDrive er nettskylagringsapper som du kan få tilgang til fra den samme Microsoft 365-kontoen. Fordi disse to tjenestene synkroniseres internt, kan det forvirre brukere der de ikke vet hvilken de skal bruke for å lagre filene sine. For å hjelpe deg med å ta en beslutning, sammenligner vi SharePoint vs. OneDrive, basert på lagrings- og tilgangsfordelene.

Tips: mangler OneDrive-ikonet ditt i Windows? Lær hvordan du enkelt gjenoppretter det.

SharePoint vs. OneDrive: nøkkelforskjeller

Den største forskjellen mellom SharePoint og OneDrive er at førstnevnte er et dokumenthåndteringssystem for et helt team, mens sistnevnte er et skylagringslager for en enkelt bruker med én bruker-ID.

Begge er ganske forskjellige i utseende. OneDrive har utseendet og følelsen av en typisk skylagringstjeneste. Det velkjente grensesnittet er designet for å søke etter dokumenter, åpne dem på nettet og navigere gjennom filer og mapper.

I motsetning til dette har SharePoint utseendet til en mal for forretningsnettsteder, også kjent som «SharePoint-side.» Enhver lagret fil eller mappe er bare tilgjengelig via et intranett, ekstranett eller kundeportalside som du må opprette på forhånd. Det er klart at dette er en veldig unik og annerledes tilnærming til å lagre dokumenter.

En annen bemerkelsesverdig forskjell er at SharePoint Online ikke fungerer med en vanlig OneDrive-konto og ikke er tilgjengelig med et Microsoft 365 gratis-, Basic-, Personal- eller Family-abonnement. For å bruke SharePoint må du alltid være på en Microsoft 365 forretningsplan: Basic, Standard eller Premium. Det er viktig å huske på når du velger mellom de to, bortsett fra punktene nedenfor.

1. Samarbeid

OneDrives samarbeidsfunksjoner er ganske begrenset sammenlignet med SharePoint. For eksempel kan ikke andre brukere samtidig redigere et OneDrive-dokument eller bli medforfattere, da en OneDrive-konto kun er oppført under én bruker-ID.

OneDrive støtter manuelle redigeringer av andre brukere når du aktiverer en delingsfunksjonalitet, og spesifiserer at alle med koblingen kan redigere en ting. Redigeringen behandles som en egen fil når du laster den opp til OneDrive-kontoen din.

Avhengig av tilgangsnivåene deres på en sideside, kan SharePoint-brukere bli medforfattere og eksternt redigere dokumentene sine for å direkte påvirke eventuelle endringer på hovedsiden (uten administratortilsyn). Tenk på en ansatt som fyller ut en vurdering eller en kunde som sender tilbakemelding som automatisk oppdateres på en nettside.

I tillegg har SharePoint en Versjonskontroll funksjon som lagrer automatiske filversjoner av forskjellige dokumenter for å holde styr på deres historiske poster. Med OneDrive må du lagre hver filversjon gjentatte ganger.

2. Arbeidsflytforskjeller

SharePoints arbeidsflyt er mer kompleks enn OneDrive. Du må først opprette et SharePoint-nettsted i form av et SharePoint-underdomene eller ditt eget tilpassede domene. Deretter må nettstedadministratoren invitere deltakere til SharePoint-siden deres via e-post. Dette betyr at de må «registreres» på nettstedet.

OneDrive har ingen slike brukskrav. For å dele dokumenter trenger du ikke registrere andre teammedlemmer til OneDrive-kontoen din. De kan få tilgang til alt du deler så lenge de har sine egne Microsoft-kontoer.

Hvis du er nettstedsadministrator for et SharePoint-nettsted, vil den største utfordringen for deg være å definere privilegiene for hver sidebruker. For eksempel, hvis de bare er gjester eller besøkende på nettstedet, kan du begrense dem til en «skrivebeskyttet»-status. Andre brukere kan ha mer begrenset redigeringstilgang, avhengig av deres roller i organisasjonen.

Siden en OneDrive-konto er knyttet til kun én bruker-ID, mangler den SharePoints komplekse hierarki av regler.

3. Lagringsgrenser

Både SharePoint og OneDrive er inkludert i Microsoft 365 Business-planer, men SharePoint tilbyr mye høyere lagringsgrenser. Den største mengden lagring som er tilgjengelig med OneDrive er 1024 GB (1 TB) med en Microsoft 365 Personal, Family eller en av forretningsplanene.

Alle SharePoint-planer tilbyr mer lagringsplass enn OneDrive. Hvis du sjekker Aktive nettsteder under SharePoint administrasjonssenter, finner du minst 1,24 TB (1240 GB) lagringsplass for ett nettsted. Den maksimale lagringsplassen for alle nettstedene dine, kjent som «nettstedsamling», kan være så høy som 25 TB.

Merk: du kan enkelt synkronisere OneDrive med en SharePoint-konto for å dra nytte av den ekstra lagringen. Bruker sin Synkroniser knappen er en av de enkleste måtene å legge SharePoint til i Windows Filutforsker.

4. Filstørrelse og filopplastingsgrenser

Hvis bedriften din trenger å lagre og dele store filer, tillater både SharePoint og OneDrive individuelle filopplastingsgrenser på opptil 250 GB. Begge tillater 20 GB opplastings- og nedlastingsgrenser for zippede filer og kan synkronisere en fil på opptil 250 GB størrelse.

Mens grensene for filopplasting er like, tilbyr SharePoint større muligheter når det gjelder filstørrelsesgrenser. Den støtter lister med 30 millioner filer og mapper, sammenlignet med bare 50 000 elementer for OneDrive. OneDrive lar deg kopiere og lime inn 2500 elementer samtidig mot 300 000 for SharePoint. Til slutt har OneDrive en synkroniseringsgrense på 300 000 elementer. Du vil ikke møte slike begrensninger med SharePoint.

Tips: hvis du foretrekker brukervennligheten og bekvemmeligheten til OneDrive, bør du vurdere å lære hvordan du håndterer OneDrive-synkroniseringsproblemer.

5. Brukervennlighet

Du kan finne både SharePoint- og OneDrive-appene oppført i dashbordet for Microsoft 365-apper under Apper eller Mine apper. Hvis du velger en av dem, kommer du til en ny fane i nettleseren din i Windows, Linux eller Mac.

I motsetning til OneDrive, er ikke SharePoint tilgjengelig med noen apppakke på iOS eller Android.

Både OneDrive og SharePoint lar deg dele en haug med filer ved hjelp av e -post. Du kan også dele dem i Outlook -appen, i henhold til dens tilpassede regler, og opprette en delbar lenke. For å laste ned SharePoint -filer, må mottakeren ha en e -postadresse på nettet, eller de vil ikke motta varslene.

Mens OneDrive lar deg motta dokumenter via e-post, støtter den noen flere metoder. Du kan for eksempel laste ned OneDrive fra Microsoft Store eller Mac App Store. Den støtter også Linux-integrasjon.

6. Lisenskostnader

I gjennomsnitt er lisenskostnadene for OneDrive billigere og gir mer prisfleksibilitet. En start 5 GB OneDrive -konto er helt gratis, og du kan oppgradere til en 50 GB -plan for bare $ 9.99 årlig.

For å bruke SharePoint på inngangsnivå, må du minst ha en Microsoft 365 Business Basic-plan, som koster $6 per måned. Alle SharePoint -abonnementene støtter 1 TB flatlagring per sted, med en maksimal tak på 25 TB.

I tillegg til å være billigere, er OneDrive-filer også enklere å behandle på ikke-mikrosoft-enheter. Du kan dele OneDrive -dokumenter og mapper ved hjelp av WhatsApp, Telegram, Signal, Wire og andre chatte -apper.

SharePoint vs. OneDrive vs. Teams: Hvor bør du lagre filene dine

Når det gjelder OneDrive vs. SharePoint, har begge sine respektive fordeler, som beskrevet ovenfor. En annen Microsoft 365 -app, Microsoft Teams (arbeidskonto), har 1 TB lagringsgrenser/organisasjon. Gitt disse tre valgene, hvilken bør du bruke for å lagre filene dine?

La oss først huske at en teamarbeidskonto bruker SharePoint for lagringsplassen. Faktisk Fil Tab i en Teams -kanal kobler direkte til en SharePoint -mappe. Når du lagrer en fil i team, bruker du virkelig opp SharePoint -lagringsgrensene.

OneDrive kan også bidra til å lagre filer som brukes i team. Åpne Teams -appen på Windows -datamaskinen din, naviger til Synkroniser fanen, og klikk på den for å migrere eventuelle Teams-dokumenter til OneDrive. SharePoint har mer avanserte funksjoner som tilbyr et dypere nivå av integrasjon med Teams. Hvis du for eksempel har et SharePoint-mikronettsted for en gruppe Microsoft 365-brukere, registreres de automatisk på mikronettstedet ditt ved å legge til nye teammedlemmer.

Til slutt, valg mellom OneDrive og SharePoint for å lagre filene dine avhenger av kravene dine. Hvis du bare trenger et skybasert fillagringsskap, er OneDrive et bedre valg, hovedsakelig fordi det koster mindre. Men hvis filene og mappene dine krever samarbeid på et hvilket som helst nivå, er det mer fornuftig å flytte dem fra OneDrive til SharePoint.

Bildekreditt: Unsplash. Alle skjermbilder av Sayak Boral.